不動産売却に際して「委任状」が必要になるケースと注意点や書き方や書式についても徹底解説!

不動産売却と委任状

不動産を売買する場合、物件の所有者、購入者、そして不動産仲介会社が立ち会って不動産売買契約を行います。しかし、様々な事情により、当事者が不動産売買契約手続きに立ち会う事ができないこともあるでしょう。

そのような場合には、代理人を選定し「委任状」を作成することで、自分が立ち会えなくても、自分の代わりを第三者に依頼することができます。

また、契約の前には色々と調査をしなくてはならない事項があり、契約のために揃えるべき必要な書類は多岐に渡ります。売買契約書や重要事項説明書などの契約書類以外にも、公的書類のような役所で請求し取得する必要があるものも存在します。

特に公的書類については、役所に出向いて取得しなくてはならないケースが多いため、代理人に書類の取得を請求する方が効率的な場合もあります。

登録免許税や不動産取得税の算出のために必要な「固定資産評価証明書」は、原則的には本人しか取得できないため、司法書士や不動産業者などの代理人に頼む事が一般的です。しかし、重要な書類であるため、本人以外が取得しようとすると、「委任状」がないと受け付けてもらえません。

今回は、事情により売買契約の立会いや書類取得を本人ができない場合の、代理人を選任し委任する際の手続きや注意点、「委任状」の書き方について解説をしていきます。

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「委任状」ってなに?書き方や書式は正確にしよう!

委任状とは?

委任状とは、「特定の人に、ある一定の事項を委任したことを記載した書類」のことをいいます。

よく、市役所や法務局など、公的な機関で書類を請求したいとき、本人が行けない場合に代わりの人に取りに行ってもらう事があります。その際、「〇〇様の代わりに書類を請求しに来ました。」と役所の窓口で伝えても、役所側からすると、本当に本人から依頼されてやってきた人かどうかを判断する術がありません。

その書類が誰でも取得できるものであれば、仮に依頼されていない人だったとしても問題はありませんが、中には原則的に本人しか請求できない書類があります。個人情報に当たる書類などが該当します。

そのため、本人から正式に依頼があってやってきたということを証明するための書類が必要になります。それが「委任状」です。

また、不動産の売買をする際、通常は、買主と売主の両者が立会い売買契約を締結することになりますが、事情があって立ち会えない場合、第三者に委任することができます。

そうのような時に、売買契約の締結を代理で委任することを証明するために必要になるのが「委任状」です。

高額な取引を第三者に任せる訳ですから、書き方や書式についても不備や漏れがないように正確に準備をしなくてはなりません。

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不動産売却時に代理人に委任するのはどんなとき?

代理人に委任するのはどんなとき?
不動産の取引時、やむをえない事情から本人が契約手続きに立ち会えない場合があります。その場合は、本人が代理人を選任することによって、代理人が不動産手続きを本人に代わり行う事ができます。

このような場合は、本人に代わり売買契約を代理人に委任できます
  • 取引を行う対象不動産が、本人の所在地から遠方にある場合
  • 契約のために時間を作る事が困難な場合
  • 共有持分になっている不動産の売却の場合

まず、本人の公的書類に関しては、身分証明書を持参する等して本人が取得する事ができます。しかし、不動産売買に必要な書類は種類が多く複雑で、1つ1つが非常に重要な書類であるため間違いが許されません。

そのため、本人が取りに行っても、結果的に、必要としていた書類ではないものを取得してしまう可能性もあるため、そんな時は代理人に委任状を託し、書類の取得を請求することをおすすめします。

また、役所というのは基本的に、平日の朝から夕方までしか窓口が開いておりませんので、日中は仕事や家事で忙しく、書類の取得に出向く事ができない方も、代理人に依頼し取得をお願いするといいでしょう。

その他、代理人に委任をした方がいい例として、海外在住で日本にいない時期に、日本の不動産の売却をすることになった場合や、怪我・病気などから入院生活を送っており、売却の手続きに協力できない場合などは、代理人を選定し依頼した方が良いといえます。

なお、代理人の選出については、先述した司法書士や、一般的には委任者の家族の方や、近しい間柄の方(親戚など)を指名するケースが多いです。

なぜならば、委任状を託すということは、普段なら手にすることのない個人情報が記載されている書類を他人が取得することになるので、悪い人が取得すればいくらでも悪用することができてしまいます。そのため、代理人の選定は絶対に軽はずみにしてはならず、慎重に選ばなくてはなりません。

▼成年後見人の場合はこちらです。
不動産売却と成年後見人とは? 成年後見人による不動産売却について!認知症になった親の不動産を代わりに売却することはできる?

委任状作成の基本書式や書き方のポイント

委任状の書き方
委任状には、いくつか必ず入れなくてはならない事項があります。

まず、大前提として、「本人が不動産売買あるいは売却手続きに立ち会えないため、第三者に依頼し、手続きを実行する」旨を記載する必要があります。

つまり、本人には事情があるから手続きができないため、代理人に依頼した、という事情をハッキリと明記するべきです。
そして具体的には、下記の項目を記載する必要があります。

必ず記載するべき項目
    • 委任者の住所
    • 委任者の氏名
    • 委任者の自筆による署名(押印が必要な場合もある)

※委任状自体をパソコンで作成したとしても、署名は自筆のものでないと認められない場合があります。

  • 受任者の住所
  • 受任者の氏名
  • 該当する不動産(土地・建物)に関する情報(面積・所在地・建物構造等)
  • 委任内容(委任した行為の内容の詳細)

委任する内容の範囲は特に重要です。なぜなら委任範囲の権限を明確にしておかないと、委任者と受任者との間で、代理行為に対してトラブルになる可能性があるからです。そのため、不動産売買の契約締結に関する権限、手付・売買代金の受領行為、引き渡しに関する権限については、予め詳細にわたり確認をして、両者納得をしておく必要があります。

委任状作成時の注意事項

委任状を記載する上で、最も注意をしなくてはならないのは、「どの範囲までの権限があるか」という権限が明確化されているかどうかです。

例えば、不動産の売却時には、「固定資産評価証明書」という書類を取得ことがあります。この「固定資産評価証明書」というのは、管轄している市町村内にあるすべての不動産(固定資産)の評価額が載っている書類です。

つまり、個人の不動産に関するすべての資産状況がわかる大事な書類になります。その書類を見れば、委任者はその地町村の中で、どの程度の不動産を所有しているかが一目瞭然になります。言ってしまえば、不動産に関しての資産背景が公開されてしまうのです。

ちなみに、不動産の売却時になぜこの書類が必要かというと、売却時に関わる費用の内容として、固定資産税評価額が基準になって算出される項目が非常に多いからです。特に「登録免許税」「不動産取得税」「固定資産税」の税額計算の際は、「固定資産評価額」に対して、決められた税率をかけて算出します。

それほど重要な個人情報が記載されている書類を代理人に頼むのですから、当然権限の範囲を明確に定めておく必要があるのです。委任事項(委任権限の範囲)が記載されずに提出された委任状は、委任内容が明らかでないため、窓口としても警戒し受付けてもらえない可能性があります。また、一般的には、委任状はコピーの提出は不可。原本の提出が求められます。

一件の売買契約の手続きの中で、複数の請求書類があり委任状を用意する場合は、請求する書類「ごと」に委任状が必要になります。例えば「売買契約に必要な書類の取得のため」など、曖昧な内容の表記をした場合は、受け付けてもらえない可能性大です。

そして、複製が簡単な鉛筆やシャーペン、消えるボールペンなどは受け付け不可な場合が多いため、ボールペンでしっかりと記入する必要があります。

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委任状作成に当たって間違いやすいこと

基本的に、委任状の書式というのは、正式に定まっているものはなく、自分自身で作成することになります。しかし、不動産についての知識がない方が、委任状を作成するのは困難ですので、一般的には、仲介をする不動産会社や司法書士が作成することになります。

しかし、決して丸投げにしてはいけません。記載するべき事項、特に委任する権限の範囲などは、必ず本人が確認をするようにしましょう。この本人の確認というのが非常に重要です。

なぜなら、委任状とは、本人が受任者に権限を与えたことを証明する書類ですから、後々、自分が思っていた契約内容や、委任内容に間違いがあったと気づいたとしても、委任状をもとに行った行為は、本人が行ったことと同等の効果をもつため、簡単に取り消しや撤回をすることができなくなりますので、自己責任のもと注意が必要なのです。

委任状以外に必要なものとは

本人確認のために、委任状の提出の際に、受任者の身分証明書を求められることがあります。
具体的には、

  • 委任者の印鑑証明書(3ヶ月以内のもの)
  • 委任者の実印
  • 委任者の住民票(3ヶ月以内のもの)
  • 代理人の印鑑証明書(3ヶ月以内のもの)
  • 代理人の実印
  • 代理人の本人確認書類(運転免許証など)
もし会社の用足しで、書類請求に行った場合でも、いくら会社名が記載されているからといって名刺では本人確認とみなされませんので、上記のような公的書類が必要になります。

委任をする際の注意点

不動産の取引や、個人情報の載っている公的資料の請求を委任するということは、非常に重要な任務を第三者に依頼するということです。

書式の書き方や、提出書類、それから委任状の内容に不備がないのはもちろんのことですが、他にも注意をしなくてはならない事があります。
次のような点に注意し委任をするようにしましょう。

委任者は信頼のおける人物を選ぶこと

法律上、任意代理の場合、認定する人物の基準や条件などは定められていません。しかし、本人にとっても重要な財産の売買の代理を担う重要な人物です。

間違っても、誰でもいいやという安易な認定はせずに、信頼のおける人物を必ず選定するようにしましょう。特に親族や身内、または、こういった業務の専門家(弁護士や司法書士など)の中から選定をすることがトラブル防止につながります。

委任者とはこまめに報告・連絡・相談を!

委任をすると、本人に代わり、代理の人間が不動産売買についての手続きを行うこととなります。しかし、忘れてはいけないのは、受任者が行った行為の効果は、本人が行ったことと同等の効力を持つということ。いくら信頼のできる間柄の人を選任したからといって、決して任せっきりにせずに、細かい進捗の状況も報告を受けられる関係性・状況を作っておきましょう。

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委任状が必要なケースと注意点のまとめ

冒頭で解説をした通り、通常、不動産の売買取引を行う場合は、売主・買主・そして不動産仲介会社が立会い契約締結や決済作業を行います。しかし、遠方に住んでいる場合や、共有持分での相続不動産で調整が難しい場合などで、直接立会えないといった事情もあるでしょう。

そのような場合は、代理人に委任し、円滑な取引を進めてもらわなくてはなりません。そのためには、委任状の内容は大変重要な事項です。記載方法を間違えると、思ってもいないトラブルに巻き込まれてしまう事があるかもしれません。そして誰を選任するのかも、同様に重要です。

不動産売買を第三者に委任する場合は、委任状の書き方、そして委任者選定のアドバイスを求めて、その道のプロである不動産会社や、法律の専門家の司法書士に相談してみましょう。

▼その他にも共有名義の不動産売却時の方法について書いています。
共有名義の不動産売却方法とは? 共有名義(持分)の不動産を売却する方法!委任状が必要なの?手続きの仕方や税金について

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